Zdalne zarządzanie flotą – jak automatyzacja porządkuje bałagan w rozliczeniach

Praca zdalna cieszy się dużą popularnością, a co więcej, w wielu przypadkach pozwala ograniczyć koszty związane z prowadzeniem firmy. Czy jednak jest możliwa, gdy posiadasz flotę samochodów? Tak, pod warunkiem że korzystasz z odpowiednich systemów!

Zbiorcze raporty ułatwiają zadanie

Im więcej dokumentów masz w firmie, zwłaszcza tych dotyczących jednego zagadnienia, tym łatwiej jest się pogubić i przeoczyć coś ważnego. Dlatego, zamiast zbierać papierowe faktury za paliwo od każdego z kierowców, lepszym rozwiązaniem będzie zgromadzenie ich w jednym miejscu i to w formie cyfrowej. Będzie to możliwe, jeśli wyrobisz dla firmy karty paliwowe, które następnie rozdasz każdemu, kto porusza się firmowym samochodem.

Taka karta to nie tylko możliwość skorzystania z rabatów i promocji, zarówno na paliwo, jak i na akcesoria samochodowe, ale również rozwiązanie pozwalające korzystać ze zbiorczych raportów, do których będziesz miał w każdej chwili dostęp. Dzięki temu będziesz mógł zestawiać wszystkie wydatki i sprawdzać, czy nie da się tam znaleźć oszczędności.

Korzystaj z dedykowanych platform

Jeśli posiadasz w firmie flotę, konieczne będzie nie tylko regulowanie transakcji za paliwo, ale także za parkingi, myjnie, czy przejazdy płatnymi odcinkami dróg. Im więcej dokumentów będzie do Ciebie spływać, tym łatwiej będzie jakiś przeoczyć i nie uregulować go w terminie. Dlatego zastanów się, czy lepszym rozwiązaniem przy prowadzeniu floty, nie będzie korzystanie z dedykowanych dla nich platform, jak np. https://e100.eu/pl.

Takie działanie sprawi, że w jednym miejscu będziesz miał zebrane wszystkie informacje o transakcjach ponoszonych podczas jazdy. Co więcej, kierowcy będą mogli korzystać z bezpiecznego rozliczania płatności za pomocą smartfona, dzięki czemu nie będą musieli pozostawiać samochodu bez nadzoru. Jednocześnie Ty, poprzez panel klienta będziesz miał dostęp do wszystkich transakcji, więc łatwo je sprawdzisz, a do uregulowania otrzymasz jedną zbiorczą fakturę, co pozwoli na zachowanie porządku w rozliczeniach.

Jakie programy warto wykorzystać?

Pracując zdalnie, nie masz możliwości systematycznego kontrolowania stanu pojazdów, a to od niego w dużej mierze zależy, czy wszystkie zlecenia zostaną wykonane zgodnie z terminem. Dlatego korzystaj z programów, które na podstawie zebranych danych, takich jak m.in. zużycie paliwa czy styl jazdy kierowcy, wskazują obszary w samochodzie, którym powinieneś się dokładniej przyjrzeć.

Dzięki takiemu rozwiązaniu możesz zaplanować wizytę w serwisie, w taki sposób, aby nie zaburzała planu dostaw. Dodatkowo regularne kontrole stanu pojazdów pozwolą uniknąć poważnych awarii, które wyłączyłyby je z użytkowania na dłuższy czas. Istotne jest to, że nie tylko poinformują o zużyciu poszczególnych części, ale także przypomną o konieczności wymiany np. oleju.

Przy zarządzaniu flotą sprawdzą się również programy, których zadaniem jest pomoc w odpowiednim zaplanowaniu tras, jak i takim rozłożeniu pracy, aby nie pojawiały się przestoje. Tego typu rozwiązania sprawdzą się zarówno w małych, jak i dużych firmach, bo automatyzacja pozwoli nie tylko na oszczędność kosztów, ale i czasu.

Artykuł sponsorowany